Tietosuojaseloste

Toiminnasta vastaava rekisterinpitäjä

Nimi: Kiinteistö Oy Itätuuli
Y-tunnus: 0360849-2
Osoite: Tietokatu 3, 94600 KEMI
Puhelin: 040 7006 429
Sähköposti: asiakas.palvelu@kiinteistoitatuuli.fi
Vastuuhenkilö: toimitusjohtaja Tarja Heikonen

Rekisterin nimi

Kiinteistö Oy Itätuulen ja Kiinteistö Oy Merilänkulman asukasluettelo Visma Fivaldin kiinteistöhallinnassa.

Oikeusperuste ja rekisterin käyttötarkoitus

EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on henkilön suostumus.

Rekisteriin kootaan asunnon hakijoiden, vuokralaisten sekä entisten vuokralaisten tarpeelliset asiakastiedot asunnon vuokraukseen liittyvien asioiden järjestämiseksi. Lisäksi asiakasrekisteriin kootaan aravalain edellyttämiä tietoja.

Vuokralaisten henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asiakassuhteen ylläpito, yhteydenpito ja tiedottaminen sekä yhtiön omaan toimintaan liittyvä tilastointi.

Rekisterin tietosisältö ja tietolähteet

Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat rekisteröidyltä itseltään saatu tieto: henkilön nimi, henkilötunnus, yhteystiedot, työ- ja opiskelutiedot, tulot ja varallisuus, lainat ja velat sekä vuokralaisen hallinnassa olevaan asuntoon liittyvät tiedot. Näiden tietojen lisäksi asukkaasta voi olla tallennettuna mm. henkilökohtaiset maksuhäiriöt ja asukkaan ilmoittamat aravalain edellyttämät muut tiedot.

Asiakkaalta itseltään saatujen tietojen lisäksi tietoja saadaan mahdollisesti luottotietorekisteristä, KELAlta ja Kemin kaupungin sosiaalitoimesta.

Rekisterin yhteydet muihin rekistereihin

Rekisterillä ei ole yhteyttä muihin rekistereihin.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei luovuteta tai siirretä säännönmukaisesti muille tahoille. Vuokralaistietoja voidaan siirtää tarvittavassa laajuudessa yhtiön palveluita tuottaville yhteistyökumppaneille ja alihankkijoille. Tällöin kyseinen taho käsittelee tietoja yhtiön lukuun ja noudattaa yhtenevää salassapitovelvollisuutta yhtiön työntekijöiden kanssa.

Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisin salasanoin. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen

Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää sähköpostilla rekisterinpitäjälle osoitteeseen asiakas.palvelu@kiinteistoitatuuli.fi. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).

Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen

Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton, puutteellinen tai vanhentunut henkilötieto.

Asiakkaalla on oikeus vaatia virheellisen tiedon korjaamista. Oikaisupyyntö tehdään kirjallisesti. Asiakkaan henkilöllisyys tarkistetaan. Pyynnössä on yksilöitävä tarkasti, mitä tietoa vaaditaan korjattavaksi, mikä on asiakkaan mielestä oikea tieto ja millä tavoin korjaus pyydetään tekemään.

Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti sähköpostilla rekisterinpitäjälle osoitteeseen asiakas.palvelu@kiinteistoitatuuli.fi.